LIFE

LadyLike Workshop: Τα μυστικά της Tidy Guru για εγγυημένη οργάνωση στο γραφείο

Δεν αποτελεί κάποιου είδους μυστικό το γεγονός πως η οργάνωση στη ζωή μας, τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική, παίζει σπουδαίο ρόλο. Όσον αφορά αυτήν την τελευταία, με βάση τα δεδομένα σχετικής έρευνας, χάνουμε τουλάχιστον μια ώρα την ημέρα λόγω ενός ανοργάνωτου γραφείο, ενώ τα επίπεδα του άγχους μας ανεβαίνουν αρκετά. Το 27% των εργαζόμενων δε, δηλώνει ότι θεωρεί τον εαυτό του ανοργάνωτο στον χώρο εργασίας, ενώ το 29% παραδέχεται ότι η απόσπαση προσοχής λόγω ενός ατακτοποίητου γραφείου, είναι αρκετά μεγάλη.

Στην αντίπερα όχθη «βρίσκονται» τα οφέλη ενός καθαρού και οργανωμένου γραφείου. Ανάμεσά τους είναι η αυξημένη παραγωγικότητα, το μειωμένο στρες, ο περισσότερος ελεύθερος χρόνος και η πιο αποτελεσματική και ουσιαστική συνεργασία με τους συναδέλφους. Το σίγουρο είναι, επίσης, ότι στο τέλος της ημέρας, θα φεύγεις από το γραφείο σου πιο ήρεμη και ανακουφισμένη, αν υπερισχύσει η οργάνωση.

Καλά όλα αυτά, αλλά η τακτοποίηση του γραφείου σού φαίνεται ακόμα «βουνό». Στην πραγματικότητα, όμως, δεν είναι και η Tidy Guru, που επισκέφθηκε πρόσφατα τα γραφεία μας στο LadyLike για να μας εισάγει στα basics του office organization, είναι εδώ για να στο αποδείξει με τις πιο έξυπνες και εύκολες ιδέες οργάνωσης γραφείου! Πάρε ιδέες (και εφάρμοσέ τες).

οργάνωση

LadyLike Office Organization Workshop: Τα μυστικά της Tidy Guru για εγγυημένη οργάνωση στο γραφείο

Κεφάλαιο decluttering γραφείου

  • Απομάκρυνε τα πάντα από το γραφείο σου

Ξεκίνα από τη βάση. Πρώτο βήμα για να βάλεις την οργάνωση στην επαγγελματική σου ζωή, λοιπόν, είναι να το αδειάσεις εντελώς. Απομάκρυνε κάθε αντικείμενο που βρίσκεται εκεί.

  • Αναδιοργάνωσέ το με βάση τις ανάγκες σου

Ένα βολικό γραφείο είναι το παν. Για παράδειγμα, αν συνηθίζεις να σηκώνεις το τηλέφωνό σου με το δεξί χέρι, τότε καλύτερα να τοποθετήσεις την τηλεφωνική συσκευή στη δεξιά πλευρά του γραφείου σου. Το ίδιο ισχύει και για το ποντίκι του υπολογιστή.

οργάνωση

  • Κράτα στην επιφάνεια μόνο τα πράγματα που χρησιμοποιείς καθημερινά

Πολλές φορές, συνηθίζουμε να τοποθετούμε πάνω στο γραφείο μας πράγματα που χρησιμοποιήσαμε μια φορά, αλλά έμειναν εκεί για πάντα να «πιάνουν» τσάμπα χώρο. Ήρθε η ώρα να τα ξεφορτωθείς και να αφήσεις μόνο τα βασικά αντικείμενα που χρησιμοποιείς σε καθημερινη βάση.

Έτσι, θα ελευθερώσεις χώρο για άλλα tasks όπως πχ. να κάνεις σημειώσεις σε μια αντζέντα ή να ψάξεις κάτι στο κινητό σου, χωρίς να ασφικτυάς από τα γύρω αντικείμενα (κάπου πρέπει να ακουμπήσεις και τα χέρια σου!).

  • Δημιούργησε ένα σύστημα αρχειοθέτησης

Τα σκαφάκια γραφείου, η οργάνωση με βάση το χρώμα, η χρήση διαχωριστικών, η οργάνωση της βιβλιοθήκης με αλφαβητική ταξινόμηση των βιβλίων, καθώς και η καταγραφή τους σε αρχείο excel για ευκολότερη αναζήτηση, είναι μια καλή αρχή για σωστή αρχειοθέτηση.

Κεφάλαιο οργάνωση χρόνου

Όπως είπαμε, τείνουμε να χάνουμε μια ώρα την ημέρα λόγω ενός ανοργάνωτου γραφείο. Η Tidy Guru, ωστόσο, θα σε κάνει να πάρεις πίσω τον χαμένο σου χρόνο με τα παρακάτω organizing tips:

  • Δημιούργησε to-do list
  • Διαχειρήσου σωστά τον χρόνο εργασίας (δουλειά VS επικοινωνία): Βρες μια συγκεκριμένη στιγμή μέσα στη μέρα για να κάνεις τα απαραίτητα contacts.
  • Δημιούργησε weekly planner
  • Εφάρμοσε τον κανόνα των 2 λεπτών: Εάν ένα task «παίρνει» λιγότερο από δυο λεπτά, τότε κάντο εκείνη τη στιγμή.
  • Πες «ναι» στην ψηφιοποίηση: Για παράδειγμα, δημιούργησε ψηφιακό calendar και κάνε digital αρχειοθέτηση.

Κεφάλαιο η επόμενη -οργανωμένη- μέρα στη δουλειά

  • Πριν φύγεις από το γραφείο, φρόντισε να κάνεις ένα φρεσκάρισμα στην to-do-list για να διαγράψεις τα working tasks που έχουν υλοποιηθεί και να εντοπίσεις αυτά που δεν έχουν γίνει ακόμα.
  • Καθάρισε και βάλε πίσω στη θέση τους όσα πράγματα χρησιμοποίησες μέσα στη μέρα.